Vor mehreren Jahren überlegten wir beim VfJ gemeinsam, wie wir unsere Arbeit effizienter gestalten könnten. Viele Leute arbeiten dort ehrenamtlich daran, den Verein in Betrieb zu halten. Technisch sind wir dabei meistens auf aktuellem Stand. Wir nutzten damals schon die Lernplattform CommSy um Materialien zu verwalten. Das eigentliche Problem liegt aber – wie wir schnell feststellten – nicht in den Tools, es liegt bei den Leuten die die Dinge erledigen (sollten).
Aber der Reihe nach.

Auf der Suche nach einem besseren Workflow wurde ich von Michi auf das Zeitmanagementsystem „Getting Things Done“ (GTD) von David Allen aufmerksam gemacht (noch einmal: Vielen Dank dafür!). David Allen ist ein Zeitmanagement-Guru und sein System ist ganz schön komplex. Zum Glück ist es praktisch beliebig skalierbar und genau das habe ich getan.

Die Jungs von imgriff.com haben in einer Artikelserie das System ganz gut erklärt.
Die Essenz dieser Serie bestand für mich darin, dass dieses System am Besten schrittweise eingeführt werden sollte, da es eine gewisse Änderung von Verhaltensmustern erfordert. Ich werde hier kurz erklären, wie bzw. wie weit ich das System umgesetzt habe.

Ein Wesentlicher Aspekt von GTD ist es, die Dinge die nach Aufmerksamkeit schreien zu bändigen. Es sind ja nicht nur die Dinge aus dem Job die meine Aufmerksamkeit verlangen. Egal was es ist, es wird alles an einem Ort gesammelt: Die Inbox – ein Eingangskorb. Alles kommt da rein. Alles. Und nicht in fünf verschiedene, sondern in eine. Oder zwei. Weil E-Mails und Briefe so schlecht zusammen in eine Kiste gehen…

Von dort geht es weiter – möglichst einmal am Tag sollte das Ding geleert werden (ich schaffe das leider nur selten). Dabei wird jedes Ding bewertet: Ist es wichtig? Falls nicht kommt es direkt in den Müll oder in die „sentimentale Kiste“. In der sentimentalen Kiste bewahre ich Dinge auf, bei denen ich es nicht übers Herz bringe sie wegzuschmeissen (das ist wirklich wenig) oder Dinge die ich irgendwann mal in Angriff nehmen möchte (das ist schon mehr).

Wenn es wichtig ist frage ich: Kann ich es in weniger als fünf Minuten erledigen? Falls ja, mache ich es sofort. Ansonsten kommt es entweder in meinen Kalender (wenn es einen Termin mitbringt oder benötigt) oder auf meine Tafel.
Zur Tafel später mehr.

Zunächst eine kurze Anmerkung zu meinem Kalender, da es mein wichtigstes Tool ist. Früher hatte ich einen Kalender aus Papier. Weil das so schön altbacken war. Ich kam damit aber nicht gut zurecht, da ich im Grunde immer nur dann in den Kalender geschaut habe, wenn ich einen Termin eingetragen habe. Das führte leider dazu, dass ich immer wieder zu spät zu Terminen kam oder diese sogar komplett vergaß.
Das hat mich natürlich am allermeisten geärgert, dann damit macht man sich neben einem schlechten Gewissen auch noch viel unnötigen Stress. Und unbeliebt kann man sich damit natürlich auch leicht machen.

Ich bin also auf die Suche nach einem geeigneteren Tool gegangen und habe den Google Kalender gefunden der kostenlose SMS zur Erinnerung verschickt. So brauche ich gar nicht mehr in den Kalender zu schauen und habe trotzdem alle Termine im Blick. Lustigerweise erinnere ich die allermeisten Termine aber mittlerweile auch so.
David Allen meint, es sei wichtig, dass man seine Termine an einem Ort aufbewahrt, der einen zuverlässig an die eigenen Termine erinnert und der sich außerhalb des eigenen Kopfes befindet. So bleibt einem mehr Zeit für kreatives denken, da man sich nicht damit ablenken muss, sich an Termine zu erinnern.
Das Google nun immer weiß was ich wann geplant habe ist eine Sorge die ich einfach ausgeblendet habe. Ich nehme das einfach in Kauf. Aber ich werde die Situation bei Zeiten mal wieder neu beurteilen. Für den Moment geht es mir damit aber sehr gut.
Neben Google gibt es auch noch viele andere Systeme die eine solche Erinnerungsfunktion bieten. Wer Alternativen kennt oder nutzt, kann sie ja in den Kommentaren vermerken!

Wenn etwas meine Aufmerksamkeit benötigt und nicht im Kalender steht, kommt es auf die Tafel. Die Tafel kommt von Toyota in Japan und wurde dort unter dem Namen „Kanban“ entwickelt.
Zumindest die Idee dieser Tafel.
Ich habe es so umgesetzt, dass ich eine Metalltafel von Ikea an meine Wand geschraubt habe und diese in drei Spalten eingeteilt habe: „Backlog“, „Work in Progress“ (WIP) und „Done!“
Jede neue Aufgabe landet zunächst im Backlog. Dort schaue ich auch morgens nach, welche Aufgaben heute die wichtigsten sind. Die beiden wichtigsten klebe ich in die Spalte „WIP“ – falls dort genug Platz ist. Denn die mittlere Spalte verfügt nur über zwei (virtuelle) Slots. Mehr als zwei Aufgaben kann ich nämlich sowieso nicht gleichzeitig bearbeiten. Alle wichtigen Aufgaben die in keinen Slot im WIP passen bekommen einfach eine bessere Warteposition im Backlog.
Sobald ich eine Aufgabe aus dem WIP erledigt habe, klebe ich sie in die Spalte „Done!“ Es kann eine neue Aufgabe in das WIP nachrücken.

Am Ende der Woche nehme ich mir kurz Zeit um die Spalte „Done!“ zu leeren. So sehe ich immer, was ich in der Woche tatsächlich geschafft habe. Das ist ein definitiver Vorteil gegenüber einer klassischen ToDo-Liste.

„Getting things Done“ bietet noch eine ganze Menge mehr. Wer meint, mehr organisation zu benötigen kann sich bei imgriff.com weiter inspirieren lassen. Mir genügt GTD aber im Moment so wie ich es nutze. Und das ist auch der entscheidende Punkt. Ich muss mit dem System zurecht kommen und das System an meine Bedürfnisse anpassen. Anders herum wird es nicht funktionieren. Meine Erfahrungen mit dem Kalender zeigen mir das sehr deutlich.

Wenn ich ganz ehrlich bin, muss ich zugeben, dass das System natürlich nicht immer absolut rund läuft, aber es hilft mir definitiv den Überblick über die Dinge zu behalten. Und wichtiger als dass mein System funktioniert ist mir, dass ich meine Dinge geregelt kriege und zwar so, dass dabei genug Zeit für mich übrig bleibt.